Dalam pengajuan pengaduan secara tertulis, melalui surat dan email, nasabah menyertakan beberapa dokumen sebagai berikut :
1. Fotocopy Identitas Diri dari nasabah/perwakilannya ( bersifat wajib )
2. Surat Pernyataan yang menjelaskan permasalahan yang dialami oleh nasabah ( bersifat wajib )
3. Dokumen-dokumen pendukung :
a. Fotocopy Rekening BPR
b. Fotocopy Bukti Transaksi
c. Fotocopy dokumen pendukung terkait permasalahan yang dialami
d. Surat Kuasa nasabah yang diwakilkan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pengaduan nasabah secara tertulis adalah sebagai berikut :
1. Tentukan inti masalah
2. Simpan dokumen pengaduan
3. Simpan surat menyurat dengan BPR
4. Catat dan minta serta simpan nomor registrasi pengaduan dari BPR
5. Mengisi dengan benar formulir pengaduan nasabah
Penyelesaian Pengaduan Nasabah
1. Penyelesaian pengaduan nasabah secara lisan dan per telepon selama 2 ( dua ) hari kerja BPR, jika belum ada penyelesaian maka BPR akan mengunjungi nasabah dan meminta nasabah untuk mengisi formulir pengaduan nasabah disertai dengan bukti pendukung dan BPR segera menindaklanjuti.
2. Penyelesaian pengaduan nasabah secara tertulis, melalui surat dan email selama 20 ( dua puluh ) hari kerja BPR, jika belum ada penyelesaian maka BPR meminta kepada nasabah untuk memperpanjang jangka waktu penyelesaian pengaduan selama-lamanya 20 ( dua puluh ) hari kerja BPR.
Kerahasiaan Data Nasabah
Bank akan menjaga kerahasiaan data nasabah yang melakukan pengaduan kepada BPR Anugerah Paktomas terhadap pihak manapun, kecuali kepada pihak Otoritas Jasa Keuangan dalam rangka penyelesaian pengaduan.
Apabila BPR Anugerah Paktomas telah berupaya melakukan penyelesaian pengaduan nasabah namun nasabah tidak dapat menerima penyelesaian tersebut atau proses penyelesaian pengaduan nasabah telah melewati batas waktu sebagaimana disebutkan di atas, maka nasabah dapat melanjutkan upaya pengaduan melalui Mediasi Perbankan melalui Kantor Otoritas Jasa Keuangan ( OJK ).